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5 logiciels pour réduire les dépenses de son entreprise en 2019 !

Les dépenses d’une entreprise doivent perpétuellement être diminuées. Il faut alors veiller à utiliser des outils performants pour surveiller ses coûts et les réduire au fur et à mesure. Ainsi, l’entreprise peut avoir une vue globale performante sur la plupart de ses actions. Il faut notamment veiller à améliorer la prise en charge de la note de frais grâce à un logiciel de note de frais spécialisé. Cependant, ces dépenses ne sont pas les seules à surveiller. Il faut aussi trouver les bons outils pour diminuer les coûts informatiques et les dépenses courantes liées à la gestion de projet.

Zoom sur 5 logiciels pour réduire considérablement vos dépenses professionnelles en 2019.

#1. Expensya, la gestion maîtrisée avec un logiciel de note de frais

Il est désormais possible de maîtriser parfaitement ses dépenses avec un outil adapté. Effectivement, la gestion d’une note de frais prend du temps au sein d’une entreprise. Il faut conserver les bons justificatifs, retranscrire les bons éléments, prendre le temps de les vérifier afin de les transmettre à la comptabilité pour lancer le remboursement.

Pour cela, il est possible de trouver des solutions efficaces, notamment avec l’utilisation d’un logiciel de note de frais. Celui-ci permet aux salariés d’avoir à prendre seulement en photo leurs justificatifs. Cet outil se charge ensuite de conserver les bons éléments et de les envoyer aux supérieurs concernés. Le service de la comptabilité peut avoir directement accès aux informations afin de lancer plus simplement les remboursements.

Ainsi, la prise en charge est bien plus simple avec ce type de logiciel de note de frais. Les manipulations sont simplifiées pour faire gagner du temps à l’entreprise et diminuer les éventuelles erreurs. De plus, le chef d’entreprise peut avoir une vue globale des dépenses concernées avec la note de frais annuelle de chaque salarié. Il peut alors prendre différentes solutions pour veiller à diminuer ses dépenses. Le but étant que l’entreprise diminue au fur et à mesure les dépenses liées à la note de frais générale.

#2. Logiciel Nutcache, réduire les dépenses sur vos projets

La note de frais n’est pas la seule dépense à surveiller au sein d’une entreprise. En effet, il faut veiller à diminuer aussi les coûts présents lors de la réalisation de différents projets. Avec ce logiciel, vous pouvez commencer par avoir un budget précis à mettre en place.

Ensuite, vous pouvez aisément répartir les tâches à vos différents collaborateurs via l’outil en ligne. Chacun sait alors parfaitement les missions qu’il doit réaliser pour mener à bien le projet. La communication est alors largement simplifiée pour diminuer les pertes de temps et les coûts supplémentaires.

#3. L’outil Kimoce pour mieux gérer vos achats

En entreprise, la partie dédiée aux achats courants peut vite devenir majeure. Ces dépenses représentent alors une partie beaucoup plus importante que celle dédié à la note de frais. Il est alors intéressant de trouver un outil dans la même logique que le logiciel de note de frais afin de réduire ses dépenses quotidiennes.

Cet outil s’adapte totalement aux besoins de l’entreprise pour lui proposer des solutions adaptées afin de diminuer progressivement ses dépenses.

#4. Mobilty Work, améliorer votre organisation quotidienne

Diminuer les dépenses quotidiennes passe aussi par l’utilisation d’outils pour planifier plus aisément les tâches de chacun. En plus, d’un logiciel de note de frais, il est possible de trouver des outils plus complets dédiés uniquement à la bonne planification des tâches afin que l’organisation générale soit performante en interne.

Cette bonne organisation évite les pertes de temps et les investissements aux mauvais endroits pour permettre au final une réduction des coûts. Voici les conseils du magazine lexpress.fr pour réduire les frais généraux de l’entreprise.

#5. Asana, le logiciel pour automatiser vos tâches

Il est toujours intéressant de trouver des outils performants pour automatiser les tâches courantes de l’entreprise. Ainsi, il est possible d’automatiser les dépenses récurrentes, la définition des budgets, la récupération des factures ou encore l’export des paiements dans la partie comptable. Le but étant de réduire les coûts de l’entreprise au niveau global.

Ainsi, de nombreuses solutions existent pour réduire les coûts en entreprise.

Les avantages d’un bilan de compétence

Un pas décisif vers le développement personnel et professionnel

Nouvelles opportunités professionnelles, l’évaluation des compétences est l’une des première étapes décisives que les salariés ou demandeurs d’emplios ayant ou non acquis des compétences doivent franchir afin d’accéder aux parcours d’amélioration des compétences et accéder à davantage d’opportunités d’apprentissage.

Le bilan de compétence offrent aux individus, salariés ou à la recherche d’un emploi d’identifier leurs compétences et expériences acquises et leurs besoins actuels en matière de formation. Le Bilan de compétence est essentiel dans le but d’offrir  des possibilités d’apprentissage en fonction du profil. Il convient de préciser que les compétences sont considérées comme des atouts cruciaux pour le développement personnel et professionnel de chacun.

Lorsqu’elle est prise en compte dans la conception de l’apprentissage, la compréhension de la personnalité des employés et de ce qui les motive au travail peut faciliter la reconversion professionnelle d’un individu.

Qui vous êtes, ce que vous faites

La première étape du bilan de compétence en vue d’une reconversion ou bien d’une évolution dans le cadre de l’entreprise consiste à aider les employés à distinguer les compétences acquises, les préférences naturelles, les processus mentaux innés qui déterminent la façon dont les gens perçoivent l’information et prennent des décisions.

Tests psychologiques

Le type psychologique est un modèle de personnalité résultant de l’interaction de ces quatre préférences innées. Les choix comportementaux conscients sont influencés par le type psychologique ainsi que par les exigences environnementales. Comme les gens ont tendance à développer des comportements, des compétences et des attitudes associés à leur type psychologique, plus ils utilisent ces préférences naturelles dans leur travail, plus ils seront énergiques, engagés et productifs.

Identifier le meilleur rôle

Au fur et à mesure que les caractéristiques innées sont identifiées, un aperçu des talents et des intérêts qui aideront à identifier un nouveau rôle lié aux forces innées d’un profil pourra être mis en avant. Une évaluation qui compare les intérêts des gens à ceux qui ont trouvé une carrière satisfaisante décrivent le mieux les intérêts des employés, leurs activités professionnelles, leurs compétences potentielles et leurs valeurs personnelles : Social, artistique, entreprenant, réaliste et communicative.

Des avantages pour le salarié et pour l’entreprise

La perception, le processus cognitif qui régit la façon dont nous assimilons l’information nouvelle est un élément essentiel d’un apprentissage optimal.   Pour les employés qui ont fait leurs preuves, le bilan de compétence pourrait leur permettre d’ajouter encore plus de valeur à leurs CV ainsi q’un apport à l’entreprise dans laquelle ils exercent

Cependant, le cheminement vers une nouvelle carrière peut causer quelques obstacles qui peuvent être surmontés en les aidant à comprendre ce qui les motive. Selon la théorie du type de personnalité, les différences de comportement résultent de la tendance innée des gens à utiliser leur esprit de différentes manières.

Le bilan de compétence offrira des informations capitales puisque le formateur suit une approche qui comprend l’identification des préférences naturelles des employés pour la perception de l’information, la détermination de leur personnalité professionnelle ou des aspects d’un emploi qui les motiveront au travail, l’adaptation du programme de formation à leur style d’apprentissage particulier et la compréhension de tout ce qui précède pour minimiser le stress. plus d’informations sur le bilan de compétences sur reconversionprofessionnelle.org

Ce processus aidera les employés à perfectionner leurs compétences afin de tirer pleinement parti de leurs talents innés et de s’orienter vers un poste où ils seront plus performants.

 

 

 

Les 7 étapes pour bien écrire un business plan

Chaque entreprise doit avoir un business plan écrit. Qu’il s’agisse de fournir une directive ou d’attirer des investisseurs, un business plan est essentiel à la réussite de votre entreprise. Mais, comment rédiger un plan d’affaires ?
Le contenu d’un business plan
Tout d’abord, vous devez connaître tous les éléments à inclure dans ce document. Voici une liste de tous les points à mentionner dans un business-plan :
Résumé — un instantané de votre entreprise.
Description de l’entreprise
Analyse de marché — recherche sur votre industrie, votre marché et vos concurrents.
Organisation et gestion — votre structure d’entreprise et de gestion.
Service ou produit — les produits ou services que vous offrez.
Marketing et ventes — comment vous commercialiserez votre entreprise et votre stratégie de vente.
Demande de financement — de combien d’argent vous aurez besoin pour les 3 à 5 prochaines années.
Projections financières — fournir de l’information comme les bilans.
Annexe — une section facultative qui comprend les curriculum vitae et les permis.

Cependant, il peut être difficile de démarrer. Voici donc sept étapes pour rédiger un plan d’affaires parfait.

 

Bien écrire un business-plan

 

Vous êtes apte à rédiger le document seulement après avoir réuni toutes les informations sur ces points. L’écriture proprement dite commence alors.

1. Recherche, recherche et recherche

Faites des recherches et analysez votre produit, votre marché et votre expertise objective. Pensez à passer deux fois plus de temps à faire des recherches, à évaluer et à réfléchir qu’à rédiger votre plan d’affaires.
Pour rédiger le plan parfait, vous devez connaître votre entreprise, votre produit, vos concurrents et le marché. Il est de votre responsabilité de connaître tout ce qu’il y a sur votre entreprise et l’industrie dans laquelle vous entrez. Lisez tout ce qu’il y a à savoir au sujet de votre établissement et parlez à votre public.

2. Déterminez le but de votre plan

Pourquoi un business plan

Un business plan est un document écrit qui décrit la nature de l’entreprise, la stratégie de vente et de marketing, le contexte financier et contenant un état des résultats projetés. Cependant, votre plan d’affaires peut servir à plusieurs fins.
C’est aussi une feuille de route qui donne des directives pour qu’une entreprise puisse planifier son avenir et l’aider à éviter les bosses sur la route. Il est important de garder cela à l’esprit si vous vous autofinancez ou si vous démarrez votre entreprise.

Mais si vous voulez attirer des investisseurs, alors votre plan aura un but différent et vous devrez rédiger un plan qui les cible pour qu’il soit aussi clair et concis que possible. Lorsque vous définissez votre plan, assurez-vous d’avoir défini ces objectifs personnellement.

3. Créez un profil d’entreprise

Le profil de votre compagnie comprend l’historique de votre organisation, les produits ou services que vous offrez, votre marché et votre public cible, vos ressources, comment vous allez résoudre un problème et ce qui rend votre entreprise unique.
Les profils d’entreprises se trouvent souvent sur le site officiel de l’entreprise – sur la page A propos de nous — et sont utilisés pour attirer des clients et des talents potentiels. Cependant, votre profil peut être utilisé pour décrire votre entreprise dans votre plan d’affaires. Ce n’est pas seulement un élément essentiel de votre plan d’affaires, c’est aussi l’une des premières parties écrites du plan.

Le fait d’avoir votre profil en place rend cette étape beaucoup plus facile à composer.

 

4. Documentez tous les aspects de votre entreprise

Les investisseurs veulent s’assurer que votre entreprise va leur rapporter de l’argent. En raison de cette attente, ils désirent tout savoir sur votre entreprise. Pour vous aider dans ce processus, documentez toutes vos dépenses, vos flux de trésorerie et les projections de l’industrie. Rappelez-vous également des détails qui sont apparemment mineurs comme votre stratégie de localisation et vos contrats de licence.

5. Disposer d’un plan de marketing stratégique

Plan marketing

 

Un bon business plan comprendra toujours un plan de marketing stratégique et dynamique. Il s’agit généralement d’atteindre des objectifs marketing comme :

• Introduire de nouveaux produits
• Étendre ou regagner le marché pour les produits existants
• Entrer de nouveaux territoires pour l’entreprise
• Augmenter les ventes d’un produit, d’un marché ou d’une gamme de prix particulier. D’où viendront ces affaires ? Soyez précis.
• Vente croisée (ou regroupement) d’un produit avec un autre
• Conclure des contrats à long terme avec des clients souhaitables
• Augmenter les prix sans réduire les chiffres de vente
• Affiner un produit
• Avoir une stratégie de marketing de contenu
• Améliorer la fabrication et la livraison des produits

Bien sûr, l’atteinte des objectifs de marketing aura des coûts. Votre plan marketing doit comporter une section dans laquelle vous allouez des budgets pour chaque activité planifiée. Il serait avantageux pour vous de créer des budgets distincts pour les heures internes (temps du personnel) et les coûts externes (dépenses personnelles).

 

6. Adaptez votre business plan à différents profils de lecteur

Préparer sa strategie

 

Les lecteurs potentiels d’un business plan sont très variés, allant des banquiers aux employés, en passant par les investisseurs en capital-risque. Bien qu’il s’agisse d’un groupe diversifié, il s’agit d’un groupe fini. Et chaque type de lecteur a certains intérêts typiques. Si vous connaissez ces intérêts à l’avance, vous pouvez être sûr d’en tenir compte au moment de préparer un plan pour ce public particulier.

Par exemple, les banquiers s’intéresseront davantage aux bilans et aux états des flux de trésorerie, tandis que les investisseurs en capital de risque examineront le concept d’entreprise de base et votre équipe de direction. Le gestionnaire de votre équipe, cependant, utilisera le plan pour « se rappeler les objectifs ».
Pour cette raison, assurez-vous que votre plan peut être modifié en fonction de l’auditoire qui lit votre plan. Toutefois, ces modifications doivent être limitées d’un plan à l’autre. Cela signifie que lorsque vous partagez des projections financières, conservez les mêmes données dans tous les domaines.

7. Expliquez pourquoi vous vous souciez de votre entreprise

Que vous partagiez votre plan avec un investisseur, un client ou un membre de l’équipe, votre plan doit montrer que vous êtes passionné, dévoué et réellement soucieux de votre entreprise. Vous pourriez discuter des erreurs que vous avez apprises, des problèmes que vous espérez résoudre, de vos valeurs et de ce qui vous distingue de la concurrence.

En expliquant pourquoi vous vous souciez de votre entreprise, vous créez un lien émotionnel avec les autres afin qu’ils soutiennent votre organisation pour l’avenir.

Former les employés à exprimer leur désaccord avec les cadres

Le pire accident de l’histoire de l’aviation s’est produit sur l’île espagnole de Tenerife le 27 mars 1977. Un KLM 747 s’est écrasé après un décollage raté sur une Pan Am 747 sur la piste. Une longue chaîne d’événements a mené à l’écrasement, mais l’une des causes principales était le choix du commandant de bord d’ignorer un avertissement crucial de ses collègues dans le poste de pilotage.

Par conséquent, on encourage maintenant les membres moins expérimentés de l’équipage à exprimer leur désaccord aux commandants de bord en cas de doutes ou soucis techniques. De plus, les commandants de bord doivent écouter leur équipage et évaluer toutes les décisions concernant l’équipage.

C’est évidemment un exemple horrible, mais la leçon tirée de l’histoire s’applique à tous les milieux de travail, on y gagnerait beaucoup si :

  • Les employés pouvaient exprimer leurs désaccords avec les cadres.
  • Les cadres pouvaient écouter leurs employés.

Cependant, le déséquilibre de pouvoir implicite entre les employés et les cadres indique le long chemin nécessaire pour atteindre cet idéal. Il faut former explicitement ces deux aspects afin de s’assurer de son intégration à la culture de l’entreprise.

Il y a trois raisons pour lesquelles une entreprise devrait le faire.

1 : L’expression du désaccord évite les erreurs

Si le capitaine de KLM avait écouté ses subordonnés, cet accident n’aurait pas eu lieu. Combien d’accidents, d’erreurs et de problèmes peuvent se produire quotidiennement sur les lieux de travail en raison d’employés trop intimidés pour s’exprimer ?

2 : Vous valoriserez vos employés

« J’ai raconté cette histoire avec une grande tristesse, car il était angoissant de voir mon patient souffrir à travers des traitements que je croyais qu’il n’aurait pas choisis s’il avait su la douleur et l’improbabilité d’être guéri.

Il a finalement été admis à l’hospice et est décédé, mais seulement après que la chimio l’a laissé avec des saignements imparables et douloureux dans sa vessie. Cela lui a empêché d’avoir une fin paisible. »

Ceci est tiré d’une histoire d’une infirmière certaine de l’inutilité de la série de chimiothérapie incroyablement douloureuse de son patient. Elle a fait part de ses préoccupations à un médecin ayant ignoré son avis. Son histoire montre clairement sa tristesse vis-à-vis du comportement de son supérieur. Non seulement sa patiente souffrait inutilement, mais son expertise et son jugement étaient ignorés.

L’infirmière continue d’écrire ceci :

« Plusieurs des infirmières pourraient partager leurs propres histoires dramatiques sur le traitement des patients ou d’erreurs effrayantes des médecins. »

3 : Vous pourrez identifier les cadres non collaboratifs

Enfin, le fait de donner aux employés la permission d’être en désaccord et aux cadres. Car l’obligation d’écouter et d’agir en cas de désaccord pourrait aider à éliminer les mauvais leader. Cela permettrait d’améliorer les résultats en vous séparant des collaborateurs parasites.

Ce genre de cadre est presque omniprésent (et même célébré dans de nombreux lieux de travail), mais il finit par nuire gravement aux résultats de l’entreprise.

De plus, lorsque les cadres continuent de faire des erreurs, c’est habituellement aux employés de réparer les dégâts et de faire face aux retombées. De plus, cela frustre et attriste les employés dans leur travail. Ce qui les empêchera de donner le maximum d’eux-même dans leurs missions quotidiennes.

Pourquoi choisir un expert-comptable local est-il important ?

Dans la vie d’une entreprise, l’expert-comptable est un allié incontournable. Dans un premier temps pour une raison de conformité avec la légalité et la comptabilité. Ce spécialiste garanti qu’une des composantes essentielles de la structure, la comptabilité, est en phase avec ses obligations.

Ensuite, également pour des raisons stratégiques. L’expert-comptable aide des décideurs à prendre des décisions importantes au vu de son expérience et de son analyse des comptes de l’entreprise.

Pour plusieurs raisons, il est recommandé de solliciter un cabinet qui intervient sur le même territoire que le lieu d’implantation de l’entreprise. Découvrez pourquoi.

L’expert-comptable, un partenaire incontournable du chef d’entreprise

Pour favoriser les chances de réussite et la croissance de sa société, le chef d’entreprise doit s’entourer de conseiller de confiance et compétents. L’expert-comptable fait partie de ceux-ci. En effet, la mission de celui-ci est non seulement d’assurer la véracité et la bonne fois des comptes de l’entreprise, étape, rappelons-le, qui est indispensable au bon pilotage de la structure, mais il agit également en fin connaisseur de l’implication des différents choix stratégiques.

Plus concrètement, l’expert-comptable aidera l’entrepreneur à déterminer un statut d’entreprise pertinent permettant de protéger ses biens personnels en cas de difficultés comptables. Il sera aussi une ressource importante pour trancher sur des choix d’investissement ou savoir si le moment est opportun pour recruter.

En cela, c’est un avantage indéniable de pouvoir échange très régulièrement avec cet expert.

Une de ses valeurs ajoutées : le réseau local

Parmi les missions déterminantes pour lesquels on peut s’appuyer sur ce professionnel, il y a également la recherche de financement. Que ce soit pour apporter un capital initial à un projet de création d’entreprise ou pour investir dans un nouveau projet, il est régulièrement nécessaire de faire entrer de « l’argent frais ».

Sur ce point, l’expert-comptable peut être d’une grande richesse. Une des ses valeurs ajoutées est de connaitre la plupart des options de financement, leurs avantages, inconvénients, critères d’obtention et contraintes. Il peut également aider l’entrepreneur à monter le dossier de demande.

Il faut savoir que de nombreuses sources de capital ont un caractère local. En effet, nombre d’aides proviennent des CCI, de la ville, de la Métropole du département ou de la Région par exemple. Ainsi, des cabinets comme Sauditex, expert-comptable à Nantes, deviennent partenaires de ces structures pour offre un accompagnement plus personnalisé des entreprises. Pouvoir s’appuyer sur un spécialiste qui maîtrise bien les opportunités sur un territoire offre un avantage et un gain de temps considérable. On s’assure de ne pas passer à côté d’opportunités déterminantes et d’accélérer les dossiers grâce aux relations du cabinet comptable.

A nuancer avec la comptabilité en ligne

De plus en plus d’entreprises d’expertise-comptable proposent à leurs clients de solutions de comptabilité en ligne. Cela permet de transmettre par voie numérique l’ensemble des pièces comptable et de profiter d’un traitement de celle-ci plus rapide grâce à une saisie automatisée des chiffres comptables.

Par conséquent, la proximité du cabinet à ses clients et de moins en moins nécessaire de nos jours. De plus en plus d’entreprise font le pari de se tourner vers des entreprises de comptabilité entièrement dématérialisé pour une meilleure maîtrise des coûts.

Cependant, cela ne retire rien aux bénéfices d’un expert-comptable local. Il est en effet possible de se tourner vers des cabinets de proximité, proposant également des services de traitement à distance pour une optimisation des processus comptables.

Qu’est-ce que la gestion hôtelière ?

Un gérant d’hôtel est confiant, accessible et aventureux. Il n’a pas peur d’essayer de nouvelles choses. Enthousiaste à l’idée de découvrir de nouvelles cultures. Il connait l’importance du travail d’équipe. Si vous souhaitez une carrière pleine de défis, de personnes intéressantes et de développements passionnants, la gestion hôtelière pourrait être exactement ce que vous recherchez. Voici tout ce que vous devez savoir sur la gestion hôtelière.

Qu’est-ce que la gestion hôtelière ?

La gestion d’un hôtel s’accompagne d’une série de responsabilités. Vous devez être capable de vous adapter aux nouveaux défis, d’aider les différents services et de veiller à ce que l’hôtel maintienne un haut niveau d’excellence. En tant que directeur d’hôtel, vous aurez la responsabilité de superviser et d’avoir une solide connaissance des finances, de la planification, du service et de l’organisation. Alors que vous avez une équipe de gestionnaires qui travaillent à vos côtés, en tant que gérant d’hôtel, vous devez diriger plutôt que de suivre. Vous devez également vous assurer que vos employés gèrent efficacement leur temps et leurs services, que ce soit en améliorant leurs conditions de travail ou simplement en veillant à ce que les attentes client soient surpassées.

Vous devez porter une attention particulière aux détails, au leadership et au travail d’équipe. Dans certains hôtels, selon la taille et le type , il se peut que vous aurez à faire face à beaucoup plus de tâches quotidiennes que dans un endroit plus prestigieux. Vous pouvez aussi avoir moins de contacts avec les clients, mais vous passerez du temps à surveiller l’entreprise par le biais de réunions régulières.

Une branche évolutive

Le monde de l’hôtellerie continue de s’étendre. Il s’agit de l’une des industries qui connaît la croissance la plus rapide au monde et qui créera plus de 80 millions de nouveaux emplois au cours des dix prochaines années. Le secteur du voyage et du tourisme représentera un emploi sur neuf d’ici 2026.

Un directeur d’hôtel a besoin de connaître les tendances de l’industrie. C’est-à-dire qu’il doit toujours prendre conscience que son hôtel a besoin d’évoluer et de changer pour rester à jour. Car pour réussir, il faut créer des émotions . Tout ce que vous créez doit être extraordinaire, et vous devez faire un effort supplémentaire à chaque fois.

De quoi avez-vous besoin ?

Vous avez besoin d’un éventail de compétences générales et de compétences spécialisées pour devenir un gérant d’hôtel prospère. En outre, vous devez également acquérir de bonnes expériences conséquentes dans le domaine. De nombreux futurs managers se lancent dans des stages pour acquérir plus d’expériences, travaillant dans des hôtels de différentes gammes, de différentes réputations et de différents lieux. C’est aussi une excellente façon de compléter votre CV.

Les compétences dont vous aurez besoin comprennent la communication, le travail d’équipe et l’organisation. Cependant, vous devez également comprendre et apprécier les défis auxquels chaque département est confronté. Il est important que vous passiez du temps à observer chaque partie d’un hôtel, des finances à l’entretien ménager. Cela vous assure d’avoir la connaissance et l’expérience nécessaires pour aider ces services lorsque vous devenez gestionnaire.

Passer à l’étape suivante

Pour savoir ce qu’est la gestion hôtelière, vous pouvez choisir l’un de des cursus de base. Une Licence en gestion qui vous fournira une formation pratique, des contacts dans le secteur et de précieux stages. Vous pourrez ensuite perfectionner vos compétences en obtenant une maîtrise en sciences ou un MBA en hôtellerie.

Les types de managers et leurs responsabilités

Indépendamment de l’industrie, la capacité de gérer efficacement les autres et de fournir un excellent travail est l’une des plus grandes compétences que vous devez avoir dans le monde professionnel. Il y a un certain nombre de postes que vous pouvez occuper en tant que manager. En effet, les managers qualifiés sont toujours demandés et peuvent demander des salaires élevés. Selon une étude, l’embauche d’employés au niveau de la direction devrait augmenter de huit pour cent entre 2016 et 2026.

De plus, au fur et à mesure que de nouvelles entreprises se lancent et se développent, il faudra encore plus de managers pour les gérer. Avec leur croissance et ceux des employés supplémentaires, les managers sont tenus de superviser les fonctions quotidiennes et de veiller à ce que les employés et l’entreprise demeurent sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs.

Les types de manager

En règle générale, les managers sont classés en trois niveaux :

Les cadres supérieurs :

Pour ce niveau, ils sont responsables de la définition de la voie de l’entreprise. Une fois que c’est en place, ils transmettent des directives à tous les employés. Pour les cadres supérieurs, la capacité d’inspirer les travailleurs est cruciale, tout comme le fait de posséder une compréhension stratégique de l’entreprise et de l’industrie.

Les cadres intermédiaires :

Les manager intermédiaires doivent posséder de solides compétences en résolution de problèmes, car ils travaillent à la mise en œuvre de la stratégie décrite par la haute direction. Ils peuvent superviser un département entier ou une grande équipe au sein de ce dernier.

 Les superviseurs :

Ils gèrent les employés. Ils sont les garants d’un travail effectué à temps et correctement. Ils informent également les cadres intermédiaires de tout problème et donnent l’exemple aux employés. Si vous souhaitez que vos employés arrivent à l’heure, alors un superviseur ponctuels peut accomplir cette tache.

La plupart des compétences requises d’un manager sont nécessaires, quel que soit leur cadre, comme la capacité de diriger, de coordonner et d’assurer la surveillance.

Les différents postes d’un manager au sain d’une entreprise

Un manager apprenant de son équipe

Voici quelques-uns des postes les plus courants en management avec leurs responsabilités :

Gestionnaire des services administratifs

Ils planifient et coordonnent les services de l’entreprise, comme l’organisation des réunions, la gestion de la distribution des mails. Ils entretiennent les installations et gèrent les besoins réguliers du bureau administratif.

Directeur de la publicité ou du marketing

Ces agents créent de nouvelles campagnes et gèrent le personnel pour exécuter les plans. Qu’il s’agisse de la gestion des équipes de conception, de communication avec les fournisseurs ou la distribution des publicités, le directeur est responsable du succès de la campagne.

Responsable informatique

Les responsables informatiques déterminent les besoins technologiques de l’entreprise et planifient la façon de répondre à ces besoins. Du développement de l’infrastructure à la coordination des mises à jour logicielles, ils s’assurent que l’entreprise et ses employés travaillent à pleine capacité. De plus, le manager détermine s’il y a des faiblesses dans le système, comme de vieux programmes ou des serveurs surchargés en plus de détecter s’il y a des menaces à la sécurité.

Directeur financier

Ces derniers s’assurent que les entreprises soient en bonne santé financière, qu’il s’agisse de comptabiliser les profits et les pertes ou de s’occuper des déclarations fiscales. Ils aident les dirigeants à identifier des solutions de réduction des coûts et d’optimisation de l’efficacité pour augmenter les profits.

Le secrétariat externalisé

Qu’est-ce qu’on entend par externalisation du secrétariat ? En réalité, c’est un processus qui consiste à déléguer les travaux de secrétariat à une personne, ne travaillant pas pour l’entreprise. L’externalisation du secrétariat a été rendue possible grâce à l’avancée de la technologie de la communication.

Comment externaliser son secrétariat ?

L’externalisation, appelée également sous-traitance, est une pratique très répandue actuellement. Peu importe la taille de l’entreprise, qu’elle soit une PME ou une TPE, l’externalisation est sans aucun doute la solution idéale qui leur permet d’assurer les tâches courantes liées à la gestion de leur entreprise.

Il existe aujourd’hui de nombreux professionnels spécialisés dans l’externalisation du secrétariat ou télé-secrétariat. Pour les trouver, il suffit de faire un petit tour sur Internet, taper le bon mot-clé et comme par magie, vous aurez des dizaines, voire des centaines d’offres de sous-traitance sous vos yeux.

Comment choisir parmi ceux qui se disent être des professionnels ? La réputation est le premier critère de sélection. Un bon sous-traitant se distingue facilement des autres. Apparemment, quand un client est satisfait d’une prestation, il en parle à quelques-uns de ses amis et ainsi de suite. Outre la réputation, le tarif doit aussi être pris en compte. Il faut se méfier des tarifs trop bas, il se peut que la prestation ne soit pas à la hauteur de vos attentes.

Une fois le sous-traitant trouvé, vous pouvez commencer à lui confier toutes les tâches qu’une secrétaire doit faire et cela ne se limitera pas juste à la prise d’appel téléphonique externalisée. Vous n’aurez plus aucun souci à vous faire puisque le secrétaire virtuel se chargera de vous rappeler tous vos rendez-vous d’affaires.

Les avantages du secrétariat externalisé

Il y a surement une raison pour laquelle les entreprises se sont lancées dans le secrétariat externalisé. En effet, le recours à l’externalisation présente de nombreux avantages. Contrairement à un secrétaire salarié dans l’entreprise, le secrétaire virtuel est disponible 24h/24. Peu importe l’urgence, il sera toujours là pour répondre aux besoins de son client. Le fait d’externaliser permet d’avoir un délai de traitement adapté à toutes vos exigences. Non seulement, cela allège vos travaux, mais aussi, cela vous fait gagner un temps précieux et du bénéfice.

Même s’ils sont nombreux à proposer leurs services, il faut quand même bien choisir le prestataire. Effectivement, le secteur de l’externalisation du secrétariat n’est pas encore réglementé, n’importe qui ayant une connexion internet pourrait se faire passer pour un sous-traitant. Avant de choisir, lisez bien le devis contenu dans le contrat. L’idéal serait même d’entrer en contact via une vidéoconférence, cela vous permettra d’en savoir un peu plus sur votre prestataire travaillant à distance.

Le secrétariat externalisé est devenu une profession très répandue un peu partout dans le monde. Très en vogue dans le domaine de la transcription de compte-rendu et de la permanence téléphonique, l’externalisation du secrétariat offre les mêmes prestations qu’une assistance virtuelle : organisation d’évènement, relance des impayés, prise de rendez-vous, réalisation de bases de données, etc. En général, le service de secrétariat est proposé par une femme ayant de l’expérience dans ce domaine, travaillant en freelance ou installée en entreprise.

 

Entreprenariat : Soyez à l’aise avec votre vulnérabilité

En tant que PDG d’entreprise, on connait ce sentiment de danger de la concurrence ou le risque. L’échec se cachent à chaque coin de rue, vos défenses sont à terre ou vous n’avez tout simplement pas toutes les réponses. On lutte avec ces sentiments parce que dans son esprit, un leader fort est infaillible, inébranlable.

La vulnérabilité dans le leadership est-elle signe d’un mauvais leader, ou devons-nous remodeler la narration autour des traits qui définissent un leader fort ?

Après avoir interrogé des professionnelles sur leur perception d’un leader qui montre de la vulnérabilité au travail, seulement 4 % assignent la vulnérabilité à la faiblesse , 58 % disent que les dirigeants qui font preuve de vulnérabilité sont authentiques et 37 % disent qu’ils sont dignes de confiance.

 

Dites non aux critiques intérieurs.

Ariel Hyatt, entrepreneure, auteure et fondatrice de Cyber PR, croit que les femmes, en particulier, luttent contre la critique intérieure négative et ont décidé de s’approprier la leur.

Elle suggère d’apprendre à contrôler cette critique intérieur. Si vous êtes dans des moments de faiblesse, souvenez-vous : « Si vous laissez cette voix prendre le dessus, vous ne réaliserez jamais vos rêves. »

 

Embrassez vos contraintes.

Les contraintes peuvent sembler être des barrages, mais elles peuvent en fait vous faire avancer vers une percée.

-Whitney Johnson, conférencier public et conseiller en chef de la direction:
L’acceptation des contraintes ouvre à des moments d’ingéniosité et d’inspiration. Et si vous n’avez pas assez de contraintes, si vous avez assez de temps, assez d’argent, assez d’expertise, alors vous avez besoin de créer des contraintes, parce que ce sont les contraintes qui vous permettent de remonter la courbe. Nous ne nous arrêtons pas souvent pour penser que nous pourrions avoir besoin de prendre du recul pour nous propulser vers l’avant.

 

Pardonnez-vous ! Personne ne peut tout faire parfaitement.

Dee Poku, entrepreneure sociale a affirmé qu’il s’agit vraiment d’être à l’écoute de soi-même, de trouver son propre process et de le faire fonctionner. Et les choses pour lesquelles vous n’êtes pas doué, vous les trouverez aussi. Mais il y a une chose que Poku pense plus importante que de trouver ce que vous savez faire. « Avant tout, je pense qu’il s’agit d’être (se pardonner). »

Le fait d’être vulnérable au travail, surtout lorsque vous dirigez une entreprise, peut vous faire douter de vous-même. Mais à long terme, lorsque vous y pensez de la bonne façon et que vous canalisez votre énergie, cela profitera en fin de compte à l’entreprise.

L’importance d’une bonne communication interne

Une bonne communication est le meilleur outil essentiel pour la productivité et maintenir de solides relations de travail à tous les niveaux d’une organisation. Les employeurs qui investissent du temps et de l’énergie dans l’établissement de lignes de communication claires établiront rapidement la confiance entre les employés, ce qui mènera à une augmentation de la productivité, du rendement et du moral en général.

Entre-temps, les employés qui communiquent efficacement avec leurs collègues, les gestionnaires et les clients, sont toujours des atouts précieux pour une organisation.

 

Voici cinq raisons principales pour lesquelles vous devriez être attentif à cela:

Team building : Construire des équipes efficaces, c’est vraiment la façon dont ces membres de l’équipe communiquent et collaborent ensemble. En mettant en œuvre des stratégies efficaces pour stimuler la communication vous ferez un long chemin vers la création d’équipes efficaces. Cela aura pour effet d’améliorer le moral et la satisfaction des employés.

Donner à chacun une voix : La satisfaction des employés peut aussi passer par leur écoute et la parole qu’on leurs offre, qu’il s’agisse d’une idée qu’ils ont eue ou d’une plainte qu’ils doivent déposer. Des lignes de communication bien établies devraient permettre à chacun, quel que soit son niveau, de communiquer librement avec ses pairs, collègues et supérieurs.

Innovation : Lorsque les employés ont la possibilité de communiquer ouvertement leurs idées sans crainte d’être ridicule ou de représailles, ils sont beaucoup plus susceptibles d’apporter leur idée à la table. L’innovation en dépend fortement et une organisation qui encourage la communication est beaucoup plus susceptible d’être innovante.

Croissance : La communication peut être vue à la fois à l’interne et à l’externe. En vous joignant à l’interne et en ayant des lignes de communication solides, vous vous assurez que le message que vous livrez à l’externe est cohérent. Tout projet de croissance repose sur une communication forte et sur le fait que toutes les parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes, soient sur la même longueur d’onde.

Gestion solide : Lorsque les gestionnaires sont de bons communicants, ils sont mieux en mesure de gérer leurs équipes. La délégation de tâches, la gestion des conflits, la motivation et l’établissement de relations sont toutes beaucoup plus simples lorsque vous êtes un bon communicant. Une communication forte n’est pas seulement la capacité de parler aux gens, mais aussi de leur donner les moyens de se parler entre eux – faciliter des canaux de communication forts est la clé.

 

Comment pouvez-vous améliorer la façon dont votre organisation communique ?

Définir les buts et les attentes :

Les gestionnaires doivent fournir des buts clairs et réalisables aux équipes et aux individus, en décrivant exactement ce qui est requis pour un projet donné et en s’assurant que tout le personnel est au courant des objectifs du projet, du département et de l’organisation dans son ensemble.

Diffuser clairement le message :

Assurez-vous que votre message est clair et accessible à votre public cible. Pour ce faire, il est essentiel que vous parliez clairement et poliment. Faire passer votre message clairement sans créer de confusion ou d’offense.

Le choix du support avec soin :

Prenez le temps de décider si l’information fournie dans une copie imprimée fonctionnerait mieux qu’un courriel ou si une note de service générale suffira.

Faire participer tout le monde:

Rechercher et encourager activement les rapports d’avancement et les mises à jour des projets.

Écoute et preuve d’empathie:

L’écoute fait preuve de respect et vous permet d’en apprendre davantage sur les questions en suspens que vous pourriez avoir à régler en tant qu’employeur.