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L’importance de la maintenance informatique pour une entreprise

Le numérique est de plus en plus présent en milieu professionnel en ce moment et est même devenu un élément indispensable que toute entreprise se doit de mettre en place. Effectivement, les ordinateurs et surtout aussi internet font partie de outils les plus utiles pour une société et ce, peu importe le secteur d’activité dans lequel elle évolue.

Toutefois, la mise en place d’un système informatique qui est opérationnel exige souvent l’intervention d’un technicien. De plus, étant du matériel comme tous les autres, il est utile d’y effectuer régulièrement une maintenance. Dans cet article, on va principalement se pencher sur l’importance de recourir à une maintenance informatique pour son entreprise.

Qu’implique une maintenance informatique ?

La maintenance informatique comme son nom l’indique est le fait de s’occuper des ordinateurs et de tous les matériels liés à l’informatique. Elle prend en charge la gestion informatique pour la rendre efficace et performante pour l’entreprise.

Pourquoi recourir à une maintenance informatique ?

Les outils informatiques sont omni présents dans tous les domaines de la vie en ce moment, mais principalement pour les entreprises et les différentes organisations. De ce fait, toutes les informations et les processus utiles sont donc informatisés et tous les données dépendent principalement du numérique.

De ce fait, il est utile de pouvoir s’assurer que ces différents outils soient toujours en bonne état de marche, d’où la nécessité de recourir régulièrement à une maintenance et ce, pour éviter certains problèmes comme la perte de données ou surtout que le matériel puisse être endommagé.

Qui appelé pour une maintenance informatique ?

Etant un élément vital, surtout pour assurer le processus de développement d’une entreprise, le matériel informatique se doit de bénéficier d’une attention particulière. De ce fait, sa maintenance exige des compétences spécifiques ainsi qu’une réactivité hors du commun. L’idée de s’occuper soi-même ou d’attribuer cette tâche à un collaborateur dans l’entreprise est donc souvent une mauvaise idée, surtout si l’on ne possède pas les connaissances nécessaires.

Eh oui, la maintenance informatique se doit d’être prise en charge par quelqu’un de compétent qui a pu suivre des formations relatives à ce domaine. Pour assurer cela, il est donc important de recourir aux services d’un technicien en informatique qui est spécialisé dans la maintenance informatique.

Pour cela, il est possible d’engager un tel spécialiste qui pourra être tout le temps présent dans l’entreprise, mais également de faire appel à un prestataire extérieur qui est disponible auprès d’une société d’infogérance.

Les compétences numériques utiles en entreprise

De nos jours, le fait de maitriser les outils numériques est indispensable dans la réalisation de diverses tâches de la vie de tous les jours, mais surtout aussi dans le monde du travail.

Eh oui, vu que les métiers sont de plus en plus développés et nécessitent de nouvelles compétences, notamment en ce qui concerne le numérique, il est crucial d’avoir quelques notions sur ce dernier.

En effet, la plupart des recruteurs portent une importance particulière sur la maitrise de ces compétences et privilégient souvent les candidats qui disposent de connaissances dans le domaine du numérique.

Que sont les compétences numériques ?

Faisant partie des 8 compétences clés en entreprise, les compétences numériques impliquent principalement l’utilisation de divers outils informatiques et bureautiques pour favoriser la diffusion d’information, de gérer la communication et aussi de réaliser les tâches utiles dans la vie de tous les jours. Pour faire simple, les compétences numériques désignent le fait de pouvoir maitriser les appareils informatiques, notamment les ordinateurs, divers outils de traitement pour une tâche bien précise et surtout l’utilisation d’internet.

Les compétences numériques recherchées en entreprise

Si on peut citer ici celles qui sont indispensables en entreprise, ce seront surement :

Les outils bureautiques

On peut dire que les outils bureautiques doivent être les compétences de bases que tout le monde devraient connaitre. Effectivement, utiles pour de nombreuses tâches, le fait de les maitriser permettent de faciliter la vie. Les outils bureautiques comprennent souvent le pack Office, qui est composé de Word, Excel et aussi le logiciel de courriel comme Outlook.

Les recherches sur internet

Toutes les informations sont en ce moment disponibles sur internet. Toutefois, il est souvent difficile de trouver ce que l’on recherche si l’on ne sait pas comment procéder. Cela peut sembler évident, mais il faut savoir que le fait de savoir faire des recherches sur internet implique de prendre en compte différents éléments si l’on veut trouver des résultats pertinents.

Les outils de communication

Toujours grâce à internet, le fait de se communiquer n’a jamais été aussi facile qu’en ce moment. Eh oui, grâce aux différents outils utilisés pour se communiquer, comme les emails, les sites web ou aussi les réseaux sociaux etc. il suffit de quelques clics pour diffuser ce que l’on veut. Toutefois, il faut savoir les maitriser, surtout dans un cadre professionnel.

Les systèmes de gestion de contenu

La plupart des entreprises sont présentes sur internet et possèdent généralement leur propre site web en ce moment. De ce fait, tous les collaborateurs qui composent ces dernières se doivent de maitriser les outils indispensables pour la gestion d’un site web comme le CMS par exemple.

Le marketing digital

Puisqu’une entreprise a besoin de visibilité pour garantir la croissance de ses activités, il est également utile d’avoir des connaissances en ce qui concerne le marketing digital. Cet élément est surtout utile pour faire connaitre l’entreprise par le biais de son site web.

L’utilité de bien maitriser Excel en entreprise

Excel qui est le célèbre tableur qui compose le logiciel Office produit par la firme Microsoft fait partie des outils les plus utilisés en ce moment. En effet, l’utilité de ce programme informatique vient particulièrement du fait qu’il propose de nombreuses fonctionnalités qui peuvent aller d’un simple tableur jusqu’à réaliser des opérations complexes.

Toutefois, pour bénéficier de ces fonctionnalités qu’offre Excel, il est primordial de savoir bien le manipuler. Eh oui, la plupart de ceux qui l’utilisent ne savent pas vraiment ce que ce programme peut faire donc n’en tirent pas le maximum, alors qu’il est tout à fait possible de réaliser n’importe quelle tâche avec ce dernier.

Pour vous donner un aperçu de cela, voici quelques exemples de choses qu’on pourrait faire avec ce programme d’Office.

Excel : permet de manipuler n’importe quelle donnée

Dans une entreprise, il est essentiel de pouvoir s’occuper des données puisque ces dernières souvent des informations cruciaux à ne surtout pas négliger. De nombreux applications ou logiciels peuvent de ce fait aider à manipuler ces données, mais si on cite ici les plus utilisés, il est clair que Excel en fait probablement partie.

Eh oui, que ce soit pour le stockage ou aussi pour le traitement des données, ce logiciel de Microsoft s’avère particulièrement utile.

De plus, avec ses nombreux outils, il est assez facile de gérer efficacement les données de son entreprise. Dans d’autres termes, il est également possible de faire des opérations diverses avec ce programme de façon maitrisée et automatisée et c’est grâce aux différentes formules qu’il est possible de personnaliser à sa guise.

Excel : un excellent outil de gestion

On dit souvent qu’un outil de gestion est excellent lorsqu’il est facile à manipuler et à prendre en main. En ce qui concerne Excel, il est possible donc de dire que c’est un excellent outil de gestion puisqu’il est à la fois fonctionnel, réactif mais aussi très simple d’utilisation.

Pour ces raisons, de nombreuses entreprises utilisent également le programme Excel pour prendre en main tout ce qui est dans le domaine de la gestion d’entreprise.

Excel : un outil tout à fait personnalisable

L’un des atouts majeur qu’offre le logiciel Excel est sans aucun doute la possibilité de le personnaliser librement. Que ce soit en ce qui concerne les formules qu’on a parlé précédemment ou aussi toutes les fonctionnalités qu’il propose.

Cependant, pour pouvoir faire cela, il est utile d’avoir des connaissances avancées de ce logiciel et dans  d’autres cas, il faut même suivre des formations.

21 outils incontournable pour les web entrepreneur

1. Hotjar

Le PDG de ROIworks George Revutsky et l’innovateur de Burgabox Chuck Sillari utilisent Hotjar pour mieux comprendre les visiteurs de leurs sites Web et mobiles. La solution tout-en-un vous montre les cartes thermiques de tout votre trafic. Chaque visite de votre site Web est également enregistrée sous forme de vidéo afin que vous puissiez voir où les visiteurs défilent, cliquent et se déplacent en temps réel.

 

 

2. OVH

Si vous n’êtes pas un technicien, démarrer un site Web peut sembler intimidant. Beaucoup de fondateurs de startup ont lancé la première version de leurs sites en utilisant le module d’installation WordPress sur OVH après avoir acheté leur domaine.

 

3. Acuity Scheduling

Je l’utilise pour réserver toutes mes interviews, et mes invités, entrepreneur en commerce électronique, conviennent que Acuity Scheduling est fantastique pour contrôler votre calendrier et réserver efficacement.

4. Slack

Le logiciel de messagerie Slack est peut-être l’outil le plus souvent mentionné dans mes entretiens. Les recommandations rencontrent un large éventail d’industries, y compris Chau Nguyen du site de location de restaurants Hirewirewire et Mathilde Collin, PDG de FrontApp, un gestionnaire de messages externes.

5. Facturation.pro

Utilisez Facturation pro pour envoyer rapidement des factures aux clients. J’aime la fonction de rappel automatique aux clients de payer pour ne pas avoir l’air d’être « méchant » 😉

6. Grammerly

Pour éviter d’envoyer un e-mail en anglais avec des fautes, utilisez Grammerly pour vérifier automatiquement toutes vos fautes d’orthographe et de grammaire.

 

7. CapShare.com

Hornet App a de nombreux investisseurs et fondateurs et a partagé qu’ils comptent sur CapShare pour émettre des actions et gérer les capitaux propres en un seul endroit sans s’enliser dans les feuilles de calcul et la paperasserie.

 

8. Métamask

L’entrepreneur Crypto Eric Tang utilise Metamask comme portefeuille numérique pour gérer ses jetons crypto et autres cryptocurrences.

 

9. Klipfolio

Les PDG ont partagé une combinaison d’outils pour créer des tableaux de bord afin d’avoir toujours leurs KPI clés à portée de main. Klipfolio a été le plus utilisé et recommandé pour ses capacités modulaires et ses intégrations étendues. Google Analytics, Grow et Geckoboard étaient également des favoris.

 

10. Calendly

Douglas Lusted, co-fondateur de Linkett, et Anant Kale d’AppZen utilisent Calendly, un outil similaire à Acuity Scheduling, pour rendre les réservations et la gestion du calendrier simples et directes.

 

11. Asana

A l’ère des entreprises et des équipes distribuées, les logiciels de gestion de projet prennent souvent la place des réunions au bureau. L’entrepreneur en série Karan Chaudhry a utilisé Asana pour construire des entreprises et des sorties réussies.

 

12. Trello

Jonathan Cherki, PDG de ContentSquare, Scott Brinker, technologue du marketing, et Peter Kortenhoevenhoeven, maître de la RV, ont tous juré par Trello pour la gestion quotidienne des tâches et le développement des produits.

 

13. LastPass

Anthony Di Iorio, qui a fondé Decentral, Jaxx et Ethereum, comprend l’importance de la sécurité et du cryptage à l’ère numérique. Il utilise LastPass parce qu’il lui permet de gérer une collection complexe et diversifiée de mots de passe et de rester en sécurité.

 

14. The Top Inbox

Le suivi des courriels dans votre boîte de réception est épuisant mentalement. Laurent Le Moal, qui a dirigé l’expansion de Paypal en Europe, s’appuie sur The Top Inbox pour suivre les ouvertures d’emails, programmer les emails et définir des suivis automatiques à partir de son compte Gmail for Business.

 

15. Hubspot

Les PDG se battent constamment pour construire un pipeline, gérer leurs leads et conclure des affaires. Peter Aronson, journaliste primé et fondateur de Biluuu, utilise le CRM Hubspot pour générer des leads, conclure des affaires et gérer ses sources et son pipeline.

 

16. SocialRank.com

Eduardo Gonzalez a été engagé par Tai Lopez et Gary Vaynerchuk pour les aider à développer leurs comptes Instagram, et il n’aurait pas pu le faire sans SocialRank.com, qui analyse les adeptes et aide à construire un plan pour en trouver d’autres.

 

17. IFTTT

Le logiciel d’automatisation magique IFTTT peut être utilisé pour les médias sociaux, les listes de tâches personnelles ou les appareils intelligents dans votre maison. Amarpreet Kalkat, de la société de données consommateurs Frrole, ne jure que par elle.

 

18. Zapier

Zapier est une autre plate-forme d’automatisation qui alimente le backend d’un plus grand nombre d’entreprises que ce à quoi vous vous attendez. Tommy Gibbons, PDG de Piper, a utilisé Zapier pour automatiser les tâches afin de gagner du temps.

 

19. Yesware

Des fusions de courrier au suivi et à l’ordonnancement, Yesware est une solution sectorielle pour les responsables des ventes et les PDG comme Darian Shirazi de Radius, une société d’intelligence interentreprises et de données.

 

20. Ahrefs

Ahrefs offre une suite d’outils pour améliorer votre trafic de recherche, rechercher des concurrents et surveiller un créneau spécifique.

 

 

21. Skype

L’entrepreneur Scott Duffy parle dans le monde entier et a un public mondial, il a donc besoin de Skype. Depuis que Microsoft a acheté Skype pour 8,5 millions de dollars de plus qu’il y a six ans, c’est toujours la solution idéale pour les communications internationales et le chat vidéo, malgré la pression accrue d’entreprises comme Zoom.

Faites des sauvegardes automatiques du site de votre entreprise sous WordPress

WpTimeMachine est un plugin WordPress utile qui vous permet de sauvegarder facilement l’ensemble de votre blog WordPress sur votre compte Dropbox. Il peut effectuer une sauvegarde automatique de votre base de données WordPress MySQL, des thèmes, des plug-ins et de tous les autres fichiers et images que vous pouvez télécharger dans votre dossier WordPress.

 

Comment fonctionne WpTimeMachine ?

Après avoir installé le plugin, il vous suffit d’entrer vos identifiants Dropbox et de cliquer sur le bouton Générer l’archive. En quelques minutes (le temps peut varier en fonction de la taille de votre site WordPress), vous devriez voir les sauvegardes dans votre dossier Dropbox.

Comment déclencher des sauvegardes ?

Vous pouvez choisir d’effectuer des sauvegardes manuellement, comme dans le cas ci-dessus, ou vous pouvez configurer une tâche cron pour sauvegarder votre site WordPress à des horaires prédéfinis automatiquement.

Le plug-in peut également être configuré de manière à ce que les sauvegardes soient déclenchées dès que vous publiez un nouveau message, mais utilisez-le avec prudence car cela peut mettre beaucoup plus de pression sur votre serveur.

En outre, vous pouvez avoir des problèmes de téléchargement si le dossier wp-content est trop grand parce que l’API Dropbox n’accepte pas les fichiers de plus de 300 Mo.

Gardez votre ordinateur en bonne santé : Défragmentez votre disque dur

Déchirer un morceau de papier en petits morceaux et les répartir sur toute la pièce de manière aléatoire. C’est ainsi qu’un fichier est normalement stocké sur votre disque dur.
Le travail d’un utilitaire de défragmentation de disque est de réarranger ces fragments dans un ordre tel que le morceau de papier original peut être reconstruit en moins de temps, ce qui accélère votre ordinateur.

 

Defraggler sort une deuxième version

Tandis que votre Windows a déjà un défragmenteur de disque intégré, vous devriez également vérifier une alternative valable appelée Defraggler qui vient de sortir sa deuxième version. Defraggler sport une interface plus attrayante et informative.

Pourquoi ne pas utilisez l’outil fourni avec Windows ?

L’outil Microsoft livré avec Windows défragmente l’ensemble du disque dur et l’utilisateur a rarement la moindre idée de ce qui se passe dans les coulisses. Defraggler vous donne le contrôle – vous pouvez simplement défragmenter les fichiers et dossiers les plus fragmentés sans faire le disque entier. Par exemple, les fichiers comme les PST d’Outlook deviennent souvent fragmentés et avec Defraggler, vous pouvez les cibler directement pour la défragmentation.

Defraggler offre une autre fonctionnalité unique où vous pouvez déplacer tous les gros fichiers que vous n’utilisez pas souvent, comme les vidéos, les installateurs de programmes, etc. à la fin du disque dur. La logique est que Windows sera alors capable d’accéder plus rapidement aux petits fichiers fréquemment utilisés puisqu’ils sont au début du disque.
Contig est un autre utilitaire de Sysinternals qui offre des fonctionnalités similaires mais qui ne fonctionne qu’à partir de la ligne de commande.

Defraggler est complètement gratuit bien que la page de téléchargement puisse semer la confusion chez certains utilisateurs. Les liens sont disponibles juste en dessous des icônes des cartes de crédit.

Trouvez vos dossiers et fichiers facilement sur votre ordinateur

Pensez au disque dur de l’ordinateur comme un grand entrepôt de contenu numérique. Il contient vos courriels, photos de famille, documents de bureau, présentations, pages Web sauvegardées, tableurs, fichiers audio mp3, clips vidéo, livres électroniques PDF et un million d’autres formats de fichiers.

 

Comment retrouvez mes fichiers et dossiers importants ?

Imaginez que vous avez une présentation demain qui nécessite des statistiques de vente de l’année dernière, la feuille de calcul des chiffres de vente est sur votre ordinateur mais vous ne vous souvenez pas du nom du dossier où vous l’avez sauvegardé ? Comment allez-vous localiser ce fichier xls d’un an ? Eh bien, il y a deux options pour trouver ce document pertinent.xls de cette énorme pile de données résidant à l’intérieur de votre ordinateur.

 

Option N°1 : L’explorateur Windows

La première option (que je ne recommanderais jamais) est que vous ouvrez l’explorateur Windows, parcourez chacun des dossiers et quand vous rencontrez un document Excel (se terminant par l’extension.xls) – ouvrez-le, lisez le contenu – si c’est celui que vous recherchez, vous avez de la chance de fermer ce fichier et de passer au dossier suivant.
Très probablement, vous réussirez à localiser ce fichier « important » à condition de disposer de beaucoup de temps. Mais que se passe-t-il dans le cas où vous avez besoin du fichier à ce moment immédiat ? Votre patron demande les chiffres de vente dans deux minutes. Ensuite, vous devez regarder la deuxième option – Desktop Search.

 

Search Companion

Si vous êtes sous Windows 2000 ou XP, vous avez déjà un programme de recherche de bureau sur votre ordinateur, gracieuseté de Microsoft. Le programme s’appelle Search Companion et est accessible via Start – Search – For Files and Folders. Vous pouvez rechercher des noms de fichiers ou du texte dans les documents Microsoft Office.
Le fichiers Microsoft Word modifiés au cours de la dernière semaine contenant le texte Stock Research » ou me montrer les fichiers Powerpoint qui ont India » dans le nom du fichier – il retournera tous les noms de fichiers aimés et les noms de fichiers.
Il ya quelques inconvénients de l’utilisation de Windows Search. Premièrement, la recherche native Windows est limitée à quelques formats de fichiers et deuxièmement, l’interface de recherche n’est pas aussi intuitive. Il nécessite également un service d’indexation pour fonctionner en arrière-plan, ce qui peut ralentir votre PC si vous avez une ancienne configuration.

 

D’autres alternatives de recherche

La bonne nouvelle, c’est que tous les géants du web ont plongé dans le marché de la recherche sur ordinateur de bureau au cours de l’année dernière. Google, Yahoo, AOL, Microsoft ont tous publié leurs propres versions de logiciels de recherche de bureau gratuitement et la concurrence acharnée conduit à beaucoup d’innovation.

 

Google Desktop Search Tool et Yahoo Desktop Search

Si Google est votre moteur de recherche préféré, vous adorerez son outil de recherche Google Desktop Desktop Search Tool.
Au premier coup d’œil, il peut devenir difficile de deviner si les résultats proviennent du Web ou de votre disque dur. Google a fourni un programme de recherche de bureau très puissant dans une interface claire et épurée qui ressemble à la mise en page de recherche sur le Web. Ouvrez votre navigateur, tapez la requête de recherche comme vous le faites et cliquez sur le bureau de recherche. Vous pouvez même faire des recherches sur les ordinateurs du réseau ou sur le disque dur de votre domicile à partir de l’ordinateur du bureau. Certaines personnes n’aiment pas les applications basées sur un navigateur et s’intéressent davantage aux programmes autonomes qu’elles peuvent simplement double-cliquer et exécuter. Pour eux, je recommanderais le logiciel Yahoo Desktop Search qui est basé sur un outil de recherche d’entreprise populaire appelé X1 par IdeaLabs.

L’avantage d’utiliser Yahoo DS est qu’il a un moteur de prévisualisation intégré qui vous permet de voir le contenu réel de vos documents PDF ou fichiers Excel sans avoir besoin de les ouvrir. Yahoo supporte également des centaines de types de fichiers comme Illustrator, Visio, dessins CAO et plus encore. Vous pouvez également rechercher votre ordinateur à partir de la barre d’outils yahoo.

 

Copernic

Copernic est un autre puissant logiciel de recherche de bureau. J’attends la version 2 de Copernic qui est en phase bêta avancée. L’interface est totalement remaniée et les nouvelles fonctionnalités sont très prometteuses. Copernic est également disponible gratuitement. Les analystes de la protection de la vie privée et de la sécurité avertissent les utilisateurs d’être prudents lorsqu’ils utilisent la recherche sur le bureau parce que la plupart de ces programmes indexent chaque bit d’information sur votre ordinateur. Ils peuvent aussi lancer des surprises comme – Oops, je n’ai jamais su que mon numéro de carte de crédit était mentionné sur un fichier texte caché quelque part dans le dossier Mes Documents. Donc, pour éviter ces moments embarrassants, vous devrez peut-être faire un peu attention si vous utilisez un ordinateur partagé.

Si vous êtes un utilisateur professionnel, vous pouvez consulter Google Enterprise Search ou ISYS Desktop Search. Ce sont des moteurs de recherche commerciaux et fournissent des tonnes d’options de configuration afin que vos données soient protégées contre tout accès non autorisé.

Enfin, il n’y a pas encore de compréhension claire sur la façon dont les entreprises web prévoient de faire de l’argent à partir de la recherche sur ordinateur de bureau. Probablement, ils peuvent intégrer des publicités à l’avenir. Quoi qu’il en soit, le consommateur est le gagnant.