Comment organiser une visioconférence ?

Comment organiser une visioconférence ?

Les visioconférences ne sont plus une nouveauté futuriste, elles sont aujourd’hui une réalité et une nécessité pour de nombreuses entreprises dans le monde. Avec une mise en œuvre adéquate, une visioconférence peut permettre aux membres d’une équipe distante, où qu’ils se trouvent, de se connecter, de collaborer et d’essayer d’accomplir leur travail en équipe. Toutefois, les visioconférences nécessitent beaucoup de planification au préalable. Alors, si vous organisez une visioconférence et souhaitez qu’elle se déroule sans heurt, voici quelques conseils à garder à l’esprit.

Choisissez votre logiciel de visioconférence

N’oubliez pas que le logiciel que vous utilisez pour les appels vidéo peut faire la différence entre la qualité et le taux de réussite de votre conférence. Si vous envisagez d’utiliser fréquemment la visioconférence comme moyen de communication professionnelle, il est logique d’investir dans un logiciel de visioconférence de premier ordre. Cela facilitera l’établissement d’une relation de travail solide et améliorera l’aspect professionnel de votre entreprise en vous fournissant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour réussir vos appels.

Il existe plusieurs logiciels payants que vous pouvez utiliser pour les appels de vidéoconférence, mais il existe également un large éventail d’options gratuites qui fonctionneront tout aussi bien en fonction des diverses fonctionnalités dont vous aurez besoin. Quel que soit le logiciel de visioconférence que vous décidez d’utiliser, veillez à télécharger la dernière version et à vous assurer qu’elle est compatible avec votre système d’exploitation.

Communiquez avec les participants à l’avance

Il n’y a rien de plus irritant (et frustrant et non productif) qu’une réunion où tout le monde n’est pas concentré, et où la personne qui a programmé la réunion n’a aucun plan. Ne programmez pas une réunion si vous n’avez pas d’ordre du jour. Les ordres du jour n’ont pas besoin d’être longs, complexes ou même particulièrement détaillés, un bref aperçu des sujets qui seront abordés lors de la réunion est généralement suffisant.

En fournissant au personnel un ordre du jour, les participants savent à quoi s’attendre, peuvent estimer la durée de la réunion et, s’il y a un élément de participation, cela leur donnera l’occasion de préparer des points de discussion.

Habillez-vous convenablement

Cela peut paraître anodin, mais c’est en fait très important. Si vous n’entrez pas dans votre bureau en short et en t-shirt, ne le faites pas pour une réunion vidéo avec vos collègues. Coiffez-vous également de manière ordonnée pour éviter la tentation de vous « coiffer » en vous regardant à la caméra pendant la réunion. Toutes ces petites attentions permettent de réduire le nombre de distractions pour les autres et d’éviter les moments inopportuns.

Assurez-vous que votre connexion Internet est stable

Il s’agit d’une évidence, mais il est bon de la garder à l’esprit. En effet, il peut arriver qu’un temps orageux survienne pendant la réunion, ce qui peut impacter la qualité de votre connexion. Si votre Internet n’est pas stable, cela affectera la qualité de l’appel.

Présentez tout le monde dès le début s’il y a des nouveaux venus.

Il peut être facile d’oublier l’étiquette sociale de base lorsque vous n’êtes pas physiquement présent avec les gens. Faites en sorte que les gens restent engagés et se sentent valorisés, même lors d’une réunion vidéo, en présentant tous ceux qui se joignent à vous pour la première fois. Dites qui ils sont et pourquoi ils sont là.

Les appels vidéo sont une excellente solution pour les professionnels du monde entier, car ils permettent de tenir des réunions en face à face sans avoir à se déplacer.

Romain