Comment bien organiser les déplacements professionnels de ses employés

Comment bien organiser les déplacements professionnels de ses employés

Pour toute entreprise voulant prospérer, les voyages d’affaires sont un élément nécessaire qui contribue à la croissance et au développement. Qu’il s’agisse de voyages dans la ville voisine ou dans un autre pays, leur importance exige une organisation minutieuse, tant sur le plan des affaires que sur celui du voyage. Comment bien organiser le déplacement professionnel de vos employés ?

Révisez votre politique de voyage

Quand vos gestionnaires de voyages et vous-même avez revu pour la dernière fois la politique de voyages de votre entreprise avec les employés ? Idéalement, ce document devrait être mis à jour régulièrement et partagé immédiatement avec les responsables départementaux et les voyageurs. Invitez les employés à revoir votre politique en la rendant facilement accessible et encouragez-les à poser des questions sur les voyages à venir. Vous voulez établir que vos directives sont mises en place pour rendre les voyages d’affaires à la fois rentables et confortables, et pour fixer les attentes en ce qui concerne les dépenses remboursables et ce dont ils auront besoin pour remplir une note de frais complète et en temps voulu.

Définissez et discutez des objectifs du voyage

Évitez d’envoyer vos employés sur le terrain sans objectifs clairs en matière d’affaires et de dépenses. S’ils organisent un séminaire de vente pour recruter de nouveaux clients, doivent-ils inviter leurs prospects les plus prometteurs à dîner et à boire dans le restaurant local le plus cher ? Attendez-vous des employés qu’ils passent des appels à froid pendant leurs déplacements, qu’ils organisent des réunions avec des clients potentiels ou qu’ils effectuent leur travail de bureau habituel dans leur chambre d’hôtel ? Aidez-les à faire des choix qui leur permettent de rester productifs et efficaces – et montrez-leur comment leurs choix de dépenses affectent les résultats de l’entreprise.

Planifiez le plus tôt possible

Les voyages d’affaires de dernière minute sont une réalité, et trop souvent, ils entraînent des frais de voyage plus élevés que d’habitude. Bien qu’il n’y ait pas grand-chose que vous puissiez faire pour contrôler les prix, planifier tôt quand vous le pouvez, vous permet de profiter de bons prix et d’un plus large éventail d’options. Même si votre entreprise dispose d’un employé dédié ou d’une agence de voyage chargée d’organiser les déplacements et de se tenir au courant des prix, des offres et des réductions, assurez-vous que les voyageurs d’affaires soient au courant. Offrez-leur des incitations à rechercher des hôtels, des restaurants, des lieux de réunion et même des moyens de transport locaux plus économiques.

Automatisez vos processus

Les outils technologiques aident les employés en déplacement à maximiser leur productivité. Et aujourd’hui, cela signifie qu’il faut abandonner les processus manuels au profit de solutions conviviales qui rationalisent l’administration de la gestion des frais. Identifiez les points de blocage dans vos flux de travail existants et examinez les capacités de vos systèmes comptables et PGI pour voir où vous pouvez commencer à automatiser. Dans un deuxième temps, tournez-vous vers une solution logicielle basée sur le cloud pour personnaliser entièrement votre processus en fonction de vos besoins. Vous pouvez permettre à vos voyageurs d’affaires de créer et de soumettre des notes de frais depuis leur appareil mobile, à leurs responsables de les approuver et à votre équipe comptable de débloquer leurs fonds de remboursement, le tout en appuyant sur quelques boutons.

Évaluez et améliorez

À la fin de chaque voyage d’affaires, encouragez vos employés à évaluer leur expérience. Le temps et l’argent ont-ils été bien dépensés ? Utilisez leurs commentaires pour améliorer vos politiques de remboursement ou la façon dont vous les communiquez, et cherchez des moyens de réduire les coûts ou d’améliorer la productivité des employés lors de voyages similaires à l’avenir.

Compte tenu des nombreux éléments qui entrent dans les plans de voyage de vos employés – et du budget que vous consacrez aux voyages d’affaires pour les réaliser – assurez-vous d’optimiser vos processus et de faciliter la tâche des voyageurs. Suivre ces directives est un excellent moyen de commencer.

Romain